Lietvedība un biroja vadība, arhivēšana

 

Mēdz teikt, ka biroja vadītājs ir uzņēmuma dvēsele, jo viss uzņēmuma ikdienas darbs grozās tieši ap biroja vadītāju. Biroja vadība nav tikai atbildēšana uz telefona zvaniem un kafijas uzvārīšana priekšniekam, tās ir rūpes par katru darbinieku, nemitīga uzņēmuma ikdienas darba organizēšana un tā nepārtraukta nodrošināšana. Šī noteikti nebūs tā darba vieta, kur valdīs garlaicība un vienmulība, katru dienu ir jāsastopas ar dažādiem izaicinājumiem, sākot no kašķīgu klientu sūdzībām un priekšnieka ne pārāk labā garastāvokļa uzlabošanu, beidzot ar kancelejas lietu pasūtīšanu un dažāda veida dokumentu aprites nodrošināšanu. Darbinieki, kuru kolēģis ir biroja vadītājs, nespēj ne vienu dienu iztikt bez šī biroja gariņa, jo tas ne tikai plāno un organizē biroja darbu, bet ir arī liels palīgs un padomdevējs.

 

Biroja vadītājam ir jāpārzina lietvedības pamati, kas sevī iekļauj gan iekšējo, gan ārējo dokumentu pārvaldību – korespondeces nodrošināša, dokumentu apgrozības un arhivēšanas nodrošināšana. Lietvedības zināšanas ir nepieciešamas dažādu dokumentu sastādīšanai un noformēšanai, tai ir jābūt sistemātiskai un sakārtotai tā, lai pēc kāda laika pēc noteiktas sistēmas vajadzīgie dokumenti ātri tiktu atrasti. Lai arī ir uzņēmumi, kas piedāvā arhivatora pakalpojumus, tomēr ļoti bieži dokumentu arhivēšana ir atstāta biroja vadītāja rokās. Lai pēc kāda laika vajadzīgais dokuments vai mape tiktu atrasta, nepieciešams izstrādāt arhivēšanas sistēmu, lai brīdī, kad uzņēmuma darbinieki nes savas pilnās mapes uz arhīvu, biroja administratoram nebūtu jāplēš mati no galvas, mēģinot saprast, kur un kā to visu glabāt.

 

Biroja vadības, lietvedības un arhivēšanas iemaņas un zināšanas var gūt gan nepieredzējuši iesācēji, kas var mācīties ne tikai kursos, bet arī, ikdienā strādājot kopā ar kādu profesionāli, palīdzot tam tikt galā ar saviem pienākumiem. Arī darbinieki ar vairāku pieredzi var papildināt savas zināšanas, apmeklējos speciālus kursus, kuros ieguvēji būs visi uzņēmuma darbinieki un arī klienti, jo nepārtraukti tiek izstrādāti dažādi ieteikumi un paņēmieni, kā atvieglot uzņēmuma ikdienas darbu, kas bieži vien skar biroja vadītāju. Arhivēšanas pakalpojumus var sniegt arī ārpakalpojumu sniedzēji, bet tikpat labi, tie var palīdzēt uzlabot arhivēšanas sistēmu, iesakot labākus paņēmienus. Biroja vadītājs ir pirmais cilvēks, ko ierauga darbinieki un priekšniecība no rītiem, kā arī pirmais, ar ko sasveicinās klienti gan klātienē, gan telefoniski, tāpēc ir ļoti svarīgi ļaut biroja gariņam pilnveidot sevi, gūstot jaunas zināšanas, un nenokraut to ar darbiem, kas uz viņu neattiecas.